Das dienstliche Festplatten aus der Verwaltung zerstört werden, um Daten zu löschen, ist kein übliches vorgehen. Denn die Festplatte, inklusive dem Inhalt, gehört dem Staat. Aus dem Strafgesetzbuch ergebe sich, dass eine Zerstörung von dienstlichen Schriftstücken oder Geräten illegal und unter Umständen strafbar ist. Für Ministerpräsidenten gibt es dabei keine Ausnahme. „Ich glaube nicht, das ein Landrat seine Festplatten zerstören lässt“, so der Verwaltungswissenschaftler Kay-Uwe Mertens. Denn relevante Daten müssen an Nachfolger übergeben werden, private Daten können einfach gelöscht werden.
„Ein einfaches löschen und formatieren mit den gängigen Betriebssystemen geht nur bedingt“, so Peter Böhret, Geschäftsführer der Kroll Ontrack GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Böblingen ist auf Datenrettung spezialisiert. Aber Böhret weiß auch, wie man Daten sicher löscht: „Mit normalen Bordmitteln war es bei Herrn Mappus nicht möglich, Daten zu löschen.“ Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik definiert den Standard für Behörden und empfiehlt, ein siebenmaliges überschreiben mit einem speziellen Algorithmus. „Wer auf Nummer sicher gehen will muss die Festplatte mit einem speziellen Magneten zerstören“, rät der Experte. Doch die Gefahr der Datenrekonstruktion sei groß.
„Ich bin mit sicher, dass auch Herr Mappus per Mailverkehr wichtige Daten ausgetauscht“, so der Experte. In der ein oder anderen Mailbox würden sich davon sicher noch Reste finden lassen. Bei Firmen gibt es klare Vorschriften, wie mit Mails und digitalen Daten verfahren werden muss. „Mailboxen von Managern werden 2 bis 5 Jahre aufbewahrt“, so Böhret. Dies habe auch den Vorteil, dass man Mailboxen nach bestimmten Themen durchsuchen könne.
Doch nicht so im Staatsministerium von Baden-Württemberg, in dem Mappus lange der Hausherr war. Hier, so eine Sprecherin, werden die Emails nur 30 Tage gespeichert, als Backup, danach werden sie gelöscht. Dienstliche Emails werden ausgedruckt oder auf einer Abteilungsablage digital abgespeichert. Genau solche lokale Speicherungen könnten auch über den Mailverkehr von Stephan Mappus noch Auskunft geben. „Viel wird im Mailverkehr lokal gespeichert“, so Peter Böhret.
Eine einheitliche Regelung, wie mit den digitalen Daten umgegangen wird, gibt es in der öffentlich Verwaltung, im Gegensatz zur Wirtschaft, nicht. Das kann zu Problemen führen: „Wenn Sachbearbeiter viel mit Emails arbeiten, ist es ein Problem, Akten zu führen“, so der Verwaltungswissenschaftler Kay-Uwe Mertens. Denn aus der Akte müsse sich der Vorgang ergeben, wenn viel über Emails kommuniziert werde, und dieser Schriftverkehr nicht vollständig in der Akte zu finden ist, ist diese unvollständig. „Wenn man Daten nur auf dem PC hat, und nicht in der Papierakte, ist beides nicht vollständig.“