Hinter den Kulissen beim Besuch des Bundespräsidenten

Die Gäste sind da. Foto: Stefanie Salzer-Deckert.Das warten auf das Staatsoberhaupt. Foto: Stefanie Salzer-Deckert.Bundespräsident Joachim Gauck bei seiner Begrüßung. Foto: Stefanie Salzer-Deckert.Die Kabinen für die Übersetzer im Hintergrund. Foto: Stefanie Salzer-Deckert.Die letzten Vorbereitungen auf Schloss Reinach. Foto: Stefanie Salzer-Deckert.

Bundespräsident Joachim Gauck hatte im Rahmen seiner jährlich stattfindenden „Informations- und Begegnungsreise mit den Missionschefs des Diplomatischen Korps und der Internationalen Organisationen“ im Bankettsaal des Schlosshotels der Tuniberggemeinde zum Mittagessen mit badischer Prägung geladen.

Es gab Lachsforelle mit Raucharomen auf Kopfsalatherzen mit Erbsen und eingelegten Zitronen, danach einen rosa Kalbstafelspitz auf getrüffeltem Kartoffelpüree und geschmorten Karotten. Dazu ausgesuchte badische Weine und zum Ausklang ein „Walking Dessert im Garten“. Dabei kamen der Bundespräsident und seine Gäste, darunter auch Ministerpräsident Winfried Kretschmann

Wenn aber der Bundespräsident mit 150 Diplomaten zum Mittagessen erwartet wird, dann ist das doch eine besondere Dimension. Merle Wesselink, die Veranstaltungsorganisatorin des Schlosshotels, räumt ein, dass dies keine gewöhnlichen Gäste waren.

Das stimmt. Zu den 150 Gästen im Bankettsaal kamen noch rund 35 Begleitpersonen, vom Landeskriminalamt, vom Bundeskriminalamt, vom Bundespräsidialamt und deren Presse- und Protokollabteilung. Sie haben in unserem italienischen Restaurant „Limoncello“ ein Lunchbuffet mit Salaten und Pasta genossen. Und dann waren da ja noch die rund 50 akkreditierten Pressevertreter, die eine ganz eigene Logistik erforderlich machten. Das Protokoll sah vor, dass die Presse den Bankettsaal nur zur Ansprache des Bundespräsidenten betreten darf. Sie wurde vorher in einem extra Raum im Haus untergebracht und mit Getränken versorgt.

Wie lange vorher haben Sie von dem Besuch erfahren?

Die Stadt Freiburg fragte ungefähr vier Wochen vorher an, ob wir zu diesem Termin eine Veranstaltung mit 180 Gästen durchführen könnten. Da wusste ich aber noch nicht, wer da kommen würde. Erst als zwei Wochen später der Termin für eine Vorbesichtigung mit einer Abordnung von etwa 25 Leuten vom Bundespräsidialamt, Polizei, Landes- und Bundeskriminalamt und der Stadt Freiburg ausgemacht wurde, habe ich erfahren, wer da eigentlich zum Mittagessen kommen wird. Angst hatte ich davor aber trotzdem nicht. Ich habe während meiner Ausbildung schon früher bei Veranstaltungen für Bundespräsidenten mitgewirkt und kannte daher ähnliche Events und die Abläufe solcher Besuche bereits. Auch als vor etwa zwei Jahren Minister Wolfgang Schäuble zu Besuch kam, gab es einen ähnlichen Aufwand, allerdings nicht mit einem so großen Polizeiaufkommen.

Wie waren Ihre Gefühle im ersten Moment? „Business as usual“, oder „was kommt da auf uns zu“?

Ich habe mich gefreut. Mal was anderes, das wird sicher eine schöne Veranstaltung. Spannend. Das waren die Gedanken, die mir so durch den Kopf gingen. Während des Vorabbesuchs wurden die Vorgaben des zeitlichen Ablaufs, die Anforderungen an die Örtlichkeiten und die Speisenfolge besprochen. Da ist die Freude dann noch einmal gestiegen, weil klar war, dass es einfach eine große Sache werden würde. Ich habe nach dem Besuch ein erstes detailliertes Angebot erstellt und Vorschläge für die Speisen und Getränke gemacht. Der Feinschliff kam dann nach und nach, aber das grobe Gerüst stand von Anfang an. Auch, dass es Dolmetscherkabinen für die Ansprachen geben würde, wusste ich schon und konnte dies entsprechend berücksichtigen.

Merle Wesselink (Mitte) mit Beatrix und René Gessler, den Betreibern von Schloss Reinach. Foto: Stefanie Salzer-Deckert.

Sie veranstalten ja viele Tagungen, Bankette und Familienfeste, teils auch mit bis zu 1000 Gästen. Welche Unterschiede gibt es bei so einem hohen Staatsbesuch? Dürfen Sie da überhaupt drüber sprechen?

Ja, ich darf da drüber sprechen. Im Vorfeld spricht man nicht ganz so viel darüber, schon aus Fragen der Sicherheit. Durch die Presseabteilung des Bundespräsidialamtes war genau festgelegt, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt an die Öffentlichkeit gelangen sollten. Bei einer Hochzeit ist das allerdings manchmal ähnlich: Nicht immer will das Brautpaar, dass Tante Erna durch einen Anruf bei uns erfährt, was es zum Hauptgang geben wird, oder wer neben wem sitzt. Aufwendig bei dieser Veranstaltung waren vor allem die Sicherheitsvorkehrungen und dass von sehr vielen Seiten unterschiedliche Wünsche und Anforderungen kamen und koordiniert werden mussten. Die zeitliche Taktung war bei diesem Besuch auch viel enger und bindender. Da musste alles auf die Minute klappen. Das ist schon ein Unterschied zu einer Tagung oder einer Hochzeit, bei der es hin und wieder Programmänderungen während der laufenden Veranstaltung gibt und das Zeitfenster insgesamt größer ist. Es war eine intensive Veranstaltungsvorbereitung in relativ kurzer Zeit. Einerseits ist das dann einfacher, weil alles zeitlich begrenzt ist, andererseits ist es logistisch eben genau wegen der engen Zeitfenster eine größere Herausforderung. Die Betreuung der Presse und deren Ablauflogistik war einer der außerordentlichen Punkte beim Besuch von Herrn Gauck.

Wie viele an Mehrstunden kostet ein solcher Besuch in der Vorbereitung?

Das kann man so genau nicht sagen, eine Hochzeit wird zum Beispiel über einen Zeitraum zwischen einem halben und eineinhalb Jahren vorbereitet. Da begleiten wir die Gäste von Anfang an bis zum großen Tag oder sogar darüber hinaus. Es gibt einen viel größeren Vorlauf, so dass es auch viel mehr Möglichkeiten für Veränderungen gibt. Die Veranstaltung mit dem Bundespräsidenten dagegen war zeitlich sehr komprimiert. Die Botschafter sind gegen 12.00 Uhr angekommen und gegen 15.00 Uhr wieder abgefahren. Innerhalb dieser drei Stunden hat sich alles abgespielt. Natürlich ist eine solche Veranstaltung schon wegen der unterschiedlichen Personengruppen, die in der Vorbereitung mitreden und entscheiden sehr intensiv. Die eigentliche Veranstaltung war dann aber kurz und sozusagen schmerzlos.

Waren Ihre Mitarbeiter aufgeregt?

Ich denke vielleicht ein bisschen, aber wir haben alle ein gesundes Maß an Nervosität und Professionalität gefunden. Das ist dann auch eine gute Mischung. Der Service ist vielleicht noch eine Spur aufmerksamer, ohne dass man deswegen vor lauter Nervosität Gläser fallen lässt, und die Küche gibt statt der üblichen 120% bei so etwas noch mal ein paar Prozente mehr.

Wurde das Personal speziell überprüft? Die Ausrüstungsgegenstände der Presse wurden ja von Hunden auf Sprengstoff untersucht.

Es gab im Vorfeld eine Personenkontrolle über Namen und Personalausweise. Nach Sprengstoff wurde das Personal nicht durchsucht, die Räumlichkeiten und der Innenhof jedoch schon. Wenn es da etwas gegeben hätte, wäre das sicher gefunden worden. Außerdem wurde das Hotelgelände den ganzen Tag durch die Polizei gesichert. Das Betreten des Hotels war nur mit entsprechender Akkreditierung möglich. Auch die Termine mit den Lieferanten mussten alle auf nachmittags oder den frühen Montagmorgen verlegt werden, da das mit dem Personenschutz so leichter zu vereinbaren war.